Tratamiento

1. Presentación

Con el objetivo de dar cumplimiento a la legislación vigente en materia de protección de datos, en especial la Ley 1581 de 2012 (y demás normas que la modifiquen, adicionen, complementen o desarrollen) y al Decreto 1377 de 2013, a continuación lo ponemos al tanto de los aspectos relevantes en relación con la recolección, uso y transferencia de datos personales que ICEIN-COHERPA-INDUGRAVAS (en adelante la “Compañía”), realiza de sus datos personales, en virtud de la autorización otorgada por usted para adelantar dicho tratamiento, así como también el manejo.

En esta política de tratamiento de datos personales (la “Política”) encontrará los lineamientos corporativos y de ley bajo los cuales la Compañía realiza el tratamiento de sus datos, la finalidad, sus derechos como titular, así como los procedimientos internos y externos para el ejercicio de tales derechos.

Conforme a lo previsto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y la legislación aplicable (Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y todas aquellas normas que las reglamenten, adicionen, deroguen o modifiquen), tenemos una clara política de privacidad y protección de sus datos personales: no obtenemos información personal de terceros que tengan una relación comercial o jurídica con la Compañía, incluyéndolo a usted, a los Clientes, Empleados o Proveedores, a menos que estos la hayan suministrado voluntariamente mediante su consentimiento previo, expreso y calificado, en los términos definidos por la ley colombiana.

2. Definiciones

Para la interpretación de esta Política, se deberán tener en cuenta las siguientes definiciones:

• Cliente: Toda persona para quien la Compañía presta un servicio o con quien sostiene una relación contractual/obligacional;
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
• Datos sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación;
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta de la Compañía como Responsable de los datos;
• Política de Tratamiento: Se refiere al presente documento, como política de tratamiento de datos personales aplicada por la Compañía de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia;
• Proveedor: Toda persona natural o jurídica que preste algún servicio a la Compañía en virtud de una relación contractual/obligacional;
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Para efectos de esta política, ejercerá como Responsable, en principio, la Compañía;
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento, sea cliente, proveedor, empleado, o cualquier tercero que, en razón de una relación comercial o jurídica, suministre datos personales a la Compañía;
• Transferencia: Se refiere al envío por parte de la Compañía como Responsable del Tratamiento o un Encargado de los datos, a un tercer agente o persona natural/jurídica (receptor), dentro o fuera del territorio nacional para el tratamiento efectivo de datos personales;
• Transmisión: se refiere a la comunicación de datos personales por parte del responsable al Encargado, ubicado dentro o fuera del territorio nacional, para que el Encargado, por cuenta del Responsable, trate datos personales;
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Para el entendimiento de los términos que no se encuentran incluidos dentro del listado anterior, usted se deberá remitir a la legislación vigente, en especial a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013, dando el sentido utilizado en dicha norma a los términos de cuya definición exista duda alguna.

3. Uso y finalidad del tratamiento

La Compañía reconoce que el Titular de los datos personales tiene derecho a contar con una expectativa razonable de su privacidad, teniendo en todo caso en cuenta sus responsabilidades, derechos y obligaciones con la Compañía.

En virtud de la relación que se establezca entre usted y la Compañía, éstas recolectan, almacenan, usan y transfieren datos personales, a compañías localizadas dentro y fuera de Colombia. Los datos personales son utilizados para:

• Ejecución del contrato suscrito con cualquiera de la Compañías.
• Pago de obligaciones contractuales y laborales.
• Envío de información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de la misma.
• Soporte en procesos de auditoría externa/interna.
• Envío/Recepción de mensajes con fines comerciales, publicitarios y/o de atención al cliente.
• Registro de la información de los Clientes en la base de datos de la Compañías.
• Registro de la información de los Empleados en la base de datos de la Compañías.
• Registro de la información de los Proveedores en la base de datos de la Compañías.
• Contacto con Clientes, Empleados o Proveedores para el envío de información relacionada con la relación contractual, comercial y obligacional que tenga lugar.
• Recolección de datos para el cumplimiento de los deberes que como responsable de la información y datos personales, le corresponde a la Compañías.
• Con propósitos de seguridad, prevención de fraude y gestión del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo, conforme la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades.
• Para proporcionarle un efectivo servicio al cliente.
• Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o la relación entre usted y la Compañía.

Si usted nos proporciona Datos Personales, esta información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y no procederemos a vender, licenciar, transmitir o divulgar la misma fuera de la Compañía salvo que (i) usted nos autorice expresamente a hacerlo, (ii) sea necesario para permitir a nuestros contratistas o agentes prestar los servicios que les hemos encomendado, (iii) con el fin de proporcionarle nuestros productos o servicios, (iv) sea divulgada a las entidades que prestan servicios de marketing en nuestro nombre o a otras empresas con las cuales tenemos acuerdos de mercadeo conjunto, (v) tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración, o (vi) según sea requerido o permitido por la ley.

A fin de poner en práctica los propósitos descritos anteriormente, sus datos personales podrán ser divulgados con los fines dispuestos anteriormente al personal de recursos humanos, encargados, consultores, asesores y a otras personas y oficinas según corresponda.

La Compañía podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente subcontratamos con terceros el procesamiento de su información personal o proporcionamos su información personal a terceros prestadores de servicios, advertimos a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, les prohibimos el uso de su información personal para fines propios y les impedimos que divulguen su información personal a otros.

De igual forma la Compañía podrá transferir o transmitir (según corresponda) sus datos personales a otras compañías en el extranjero por razones de seguridad, eficiencia administrativa y mejor servicio, de conformidad con las autorizaciones de cada una de estas personas. ICEIN-ICOHERPA-INDUGRAVAS ha adoptado las medidas del caso para que esas compañías implementen en su jurisdicción y de acuerdo a las leyes a ellas aplicables, estándares de seguridad y protección de datos personales siquiera similares a los previstos en este documento y en general en la política de la Compañía sobre la materia. En el caso de transmisión de datos personales, se suscribirá el contrato de transmisión a que haya lugar en los términos del Decreto 1377/13.

Adicionalmente, le informamos que, una vez cese la necesidad de tratamiento de sus datos, los mismos podrán ser eliminados de las bases de datos de ICEIN-ICOHERPA-INDUGRAVAS o archivados en términos seguros a efectos de que solamente sean divulgados cuando a ello hubiere lugar de acuerdo con la ley.

Usted autoriza expresa, informada y específicamente a ICEIN-ICOHERPA-INDUGRAVAS para realizar el tratamiento de los datos sensibles a que hubiere lugar y que usted suministre libremente. Tenga en cuenta que cuando el tratamiento de datos sensibles sea necesario para la realización de una finalidad específica diferente de las relacionadas en esta Política, ICEIN-ICOHERPA-INDUGRAVAS le informará de forma previa y explícita qué datos son sensibles y la finalidad de su tratamiento. ICEIN-ICOHERPA-INDUGRAVAS tiene una política de tratamiento de datos sensibles: ninguna de las actividades o productos que usted pueda obtener por parte de ICEIN-ICOHERPA-INDUGRAVAS será condicionada al suministro de datos sensibles. Le recordamos que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento. Sin embargo, en la medida en que el conocimiento de dichos datos sea necesario para la prestación de nuestros servicios (por ejemplo, el conocimiento de antecedentes médicos, enfermedades o prescripciones médicas necesario para la venta de determinado medicamento), si usted decide no autorizar su tratamiento, ICEIN-ICOHERPA-INDUGRAVAS se verá obligado a no prestar dicho servicio.

Adicionalmente, ICEIN-ICOHERPA-INDUGRAVAS podrá realizar el tratamiento de datos personales cuyos titulares sean niños o adolescentes menores de edad, en cuyo caso, ICEIN-ICOHERPA-INDUGRAVAS velará por el uso adecuado de sus datos personales, y sólo realizará el tratamiento respetando el interés superior del menor y asegurando el respeto de sus derechos fundamentales, obteniendo la autorización del representante legal del menor, previa opinión del mismo, la cual será valorada de conformidad con su madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

4. Derechos del titular

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los derechos que como titular le asisten en relación con sus datos personales son:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a ICEIN-ICOHERPA-INDUGRAVAS como Responsable del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Compañía como Responsables del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento;
• Ser informado por la Compañía, como responsables del Tratamiento o por el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales;
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Dentro de esta política encontrará el procedimiento a través del cual la Compañía garantiza el ejercicio de todos sus derechos.

5. Procedimiento para el ejercicio de sus derechos como titular 

Si tiene preguntas acerca de esta Política, o cualquier inquietud o reclamo, o en caso de ejercicio de queja, rectificación, actualización, consulta, o solicitud de acceso o de sustracción de datos, o con respecto a la administración de la Política, comuníquese con nosotros a través del siguiente mail:

Correo Electrónico: oficialcumplimiento@icein.com.co

Tenga en cuenta que una vez usted ponga en conocimiento al área responsable al interior de la Compañía, dependiendo de a cuál de ellas vaya dirigida su petición, se dará trámite a la consulta, solicitud o queja.

Podrá consultar a ICEIN-ICOHERPA-INDUGRAVAS respecto de los datos personales tenga almacenados en sus bases de datos, para las cuales será necesario que el solicitante o su representante legal acrediten previamente su identidad.

ICEIN–INDUGRAVAS–COHERPA atenderá las consultas y reclamos presentados por los titulares de datos personales en los términos establecidos por la normatividad vigente.

Las consultas relacionadas con el tratamiento de datos personales serán resueltas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. En caso de que no sea posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al titular, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Los reclamos que tengan por objeto la corrección, actualización, supresión de datos o revocatoria de la autorización, serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si no es posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, sin que esta supere los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

En caso de que un reclamo esté incompleto, se requerirá al titular dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Si transcurren dos (2) meses sin que el titular atienda el requerimiento, se entenderá que ha desistido del reclamo.